散らばったタスクを1枚に統合し、AI が1件ずつ実行して人が直す「タスク台帳」の作り方

複数の機能・シート・外部ソースにタスクが散らばっていて「案件の残りが1箇所で見えない」状態を解消する設計。 人がヌケモレを見る → AI が1件ずつ実行 → 人が結果を直して反映 のループを、無人で暴走しない形で回す。

想定環境は Google Apps Script + スプレッドシートだが、台帳のマージ規則と安全装置は基盤に依存しない。

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1. 何を作るか

• 正本: 案件ごとに1枚の「タスク台帳」シート。人はここで 状態 と 修正指示 だけ触る
• 横断ビュー: 全案件の未完了を期限順に並べた1枚（見るだけ・編集しない）
• 実行: 台帳の行から AI 機能を呼び、結果を同じ行に書き戻す
• 反映: 人が 修正指示 を書いて再実行すると、その指示が生成プロンプトに乗って作り直される

台帳の列（この並びが要点）

列	用途
タスクID	T-0001 形式。一度振ったら不変
状態	未着手 / 実行中 / AI実行済(要確認) / 完了 / 不要 / 要人手
▶AI実行	チェックボックス。人が実行を指示する唯一のトリガー
タスク / 内容	何をするか
発生源	どの機能・シート由来か（重複判定にも使う）
根拠	元データへのリンクや引用。なぜこのタスクが出たかを人が追える
期限 / 担当
AI機能	実行する機能の識別子。空 = 人手
実行結果 / 実行日時	成果物リンク
修正指示	人が書く欄。再実行時に追加指示として渡る
キー(hidden)	重複判定キー
失敗回数(hidden)	打ち切り判定

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2. マージ規則（ここを間違えると台帳が信用されなくなる）

同期は毎回全ソースを舐めて upsert する。純関数 mergePlan(existingRows, incomingItems, now) に切り出してテストする。

1. 重複キー = 発生源 + '|' + 正規化タスク名（全角/半角・空白・記号を落として小文字化）
2. 行は絶対に削除しない。元ソースから消えても残す（人が 不要 にする運用）
3. 状態 が 完了 / 不要 / 要人手 の行は一切触らない
4. 修正指示 / 実行結果 / 失敗回数 は同期が絶対に書き換えない
5. open な既存行は「空セルだけ補完」。値の上書きはしない
6. 例外として refresh: true を付けた集約行だけ 内容 と 根拠 を毎回上書きする（件数が変わるため）
7. 同一キーが複数来たら最初の1件

冪等であることを必ずテストする: 同じ入力を2回流して2回目の追加が0件になること。

集約しないと使い物にならないソースがある

実測で、確認事項シートの未回答 376件を1件1タスクで流し込んだ結果、台帳が読めなくなった。 人がやる行動は376個ではなく「未回答の回答をもらう」1個。 ノイズ源は1件に集約し、件数を 内容 に持たせる（refresh: true で毎回更新）。

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3. タスクの入れ方は2経路

• pull: 既存の一覧（工程表・チェックシート・在庫表など）を同期時に読む
• push: 生成機能が「やるべき事」を見つけた瞬間に台帳へ登録する

push 側は必ず try/catch で隔離する。台帳登録の失敗が本体の生成を巻き込んではいけない。 戻り値に ledger: { added, updated, skipped }（失敗時 { error }）を足して、成功/失敗が呼び出し元から見えるようにする。

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4. AI 実行の安全装置（無人で回すなら全部必要）

4.1 二重実行防止は「実行前に書いてフラッシュ」

状態 = 実行中 / 実行日時 = now / ▶AI実行 = false を書く → flush → 本体を実行

チェックを実行前に外すのが要点。これを後回しにすると同じ行が何度も走る。

4.2 外部へ送信する機能は自動実行しない

送信系（取引先へのメール送信・発注・依頼登録）は識別子のリストで明示的に持ち、 自動実行の候補から外す。人がチェックを入れた時だけ実行する。 「生成して下書きを置くだけ」と「外に出る」は必ず分ける。

4.3 失敗は自分でリトライしない

失敗したら 失敗回数 を +1 して止める。3回で 要人手 に落とす。 無人ループが同じ処理を叩き続けると、外部APIのアカウント凍結まで行く。

4.4 実行環境に時間制限があるなら「中断」も失敗として数える

Apps Script はトリガー1実行が6分で強制停止される。強制停止では catch も finally も走らないので、 状態=実行中 のまま残り、次回の再実行がまた同じように殺され、失敗回数が増えないまま永久リトライになる。

対策: 次回実行時に「実行中 かつ 実行日時が30分より前」を見つけたら、 先にタイムアウト1回として失敗回数を +1 してから再実行する。3回で 要人手。

さらに、実測で時間内に収まらない重い処理（LLM に PDF を添付する生成など）は 台帳から実行せず、1起動1ジョブの専用キューへ誘導する。 skipped の理由文に「どこから実行すればよいか」を書く。

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5. 「人が直して反映」を全機能に効かせる汎用チャネル

生成機能ごとに引数を増やすと破綻する。実行中だけ立てるグローバルを1つ用意し、 LLM 呼び出しラッパーがそれを user メッセージ末尾に連結する。

var _EXTRA_INSTRUCTION = '';
function setExtraInstruction(text) { _EXTRA_INSTRUCTION = String(text || '').slice(0, 4000); }
function clearExtraInstruction() { _EXTRA_INSTRUCTION = ''; }

// LLM ラッパー内
if (_EXTRA_INSTRUCTION) {
  userMessage += '\n\n## 追加の修正指示 (前回の生成結果に対して人が出した指示。最優先で反映する)\n'
    + _EXTRA_INSTRUCTION
    + '\n上の指示と矛盾する既定の書き方は、この修正指示を優先して上書きしてください。';
}

呼び出し側は try { set(修正指示); 実行 } finally { clear() }。 例外時も必ず clear されることをテストする（消し忘れると次の無関係な生成に混ざる）。

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6. スケジューリング（時間制限のある実行環境向け）

1つのトリガーに「全件同期 + 実行 + 集計」を詰めると、先頭の重い処理で予算を使い切り1件も実行されない。 役割ごとに分け、各々が自分の予算だけ使う:

頻度	役割
10分毎	人がチェックした行を拾って 1起動1件だけ実行
夜 前半	全案件の洗い出し（同期のみ）
夜 後半	自動実行（生成系のみ・1起動2件まで）
早朝	横断ビューの作り直し

• 全件を舐める処理はカーソルでラウンドロビンにし、1実行の対象件数を固定する （先頭数件だけ永遠に処理される事故も同時に防げる）
• 各ループに時間ガードと truncated の戻り値を入れ、上限で落とした件数を黙って捨てない
• 行の削除・セル書き込みは連続区間にまとめる。1件ずつAPIを叩く形は件数が伸びた瞬間に壁に当たる （実測: 239行を1行ずつ削除して6分制限で死亡 → 連続区間の一括削除で1回のAPI呼び出しに）

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7. 横断ビューは「見るべきもの」だけに絞る

全案件の未完了を全部並べると数百行になって読まれない。

• 既に別のダッシュボードがあるソース（工程表など）は行として並べず件数だけ出す
• 1案件あたりの表示は上限を設け、超過分は … 他 N 件は案件の台帳で の1行を出す（黙って切らない）
• 期限切れ・要確認は行の背景色で区別する

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8. 復旧コマンドを最初から用意する

無人で動くものは必ず変な状態で止まる。人にシートを手で直させないために、最初から入れておく:

• setRow(id, {状態, 修正指示}): 1行を直す。書いた後に read-back して実値を返す
• purgeSource(発生源, {dryRun}): 指定ソースの行のうち人が触っていない行だけ削除 （状態=未着手 かつ 実行結果が空 かつ 修正指示が空 のみ。1つでも外れたら消さず理由付きで返す）
• 既定は dryRun: true。実行前に「何件消えるか」を必ず見せる

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9. テストで固定すべきこと

純関数に切り出してテストする（外部サービスに触らない）:

• 重複キーの正規化（表記揺れが同一キーになる）
• マージ規則 1〜7 を1件ずつ。特に 完了/不要/要人手 の行が update されないこと、 修正指示 と 実行結果 が patch に絶対現れないこと
• 2回続けて同じ入力を流すと2回目の追加が0件（冪等）
• 実行前の書き込み順序（状態=実行中 と チェック解除 が本体実行より前）
• 失敗3回で 要人手、修正指示が例外時も finally で clear される
• 送信系・重い処理が自動実行の候補に入らない
• 削除計画が人の編集済み行を除外し、行番号を降順で返す

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10. つまずいた実測メモ

• チェックボックスを大量行に一括挿入すると空行が「残タスク」に化ける。 チェックボックスは値(FALSE)を書き込むので最終行が伸び、中身の無い1000行が集計に入った。 → 追記した行にだけ付ける。読み取り側もID が空の行を捨てる（二重の防御）
• 書式（折り返しなど）は値を書かないので全列に流してよい
• 集約行の件数を更新するには「空セルだけ補完」の例外（refresh）が要る
• 大量書き込みは列単位でまとめる。1セルずつは時間制限に当たる