# 散らばったタスクを1枚に統合し、AI が1件ずつ実行して人が直す「タスク台帳」の作り方 複数の機能・シート・外部ソースにタスクが散らばっていて「案件の残りが1箇所で見えない」状態を解消する設計。 **人がヌケモレを見る → AI が1件ずつ実行 → 人が結果を直して反映** のループを、無人で暴走しない形で回す。 想定環境は Google Apps Script + スプレッドシートだが、**台帳のマージ規則と安全装置は基盤に依存しない**。 --- ## 1. 何を作るか - **正本**: 案件ごとに1枚の「タスク台帳」シート。人はここで `状態` と `修正指示` だけ触る - **横断ビュー**: 全案件の未完了を期限順に並べた1枚（見るだけ・編集しない） - **実行**: 台帳の行から AI 機能を呼び、結果を同じ行に書き戻す - **反映**: 人が `修正指示` を書いて再実行すると、その指示が生成プロンプトに乗って作り直される ### 台帳の列（この並びが要点） | 列 | 用途 | |---|---| | タスクID | `T-0001` 形式。**一度振ったら不変** | | 状態 | `未着手` / `実行中` / `AI実行済(要確認)` / `完了` / `不要` / `要人手` | | ▶AI実行 | チェックボックス。人が実行を指示する唯一のトリガー | | タスク / 内容 | 何をするか | | 発生源 | どの機能・シート由来か（重複判定にも使う） | | 根拠 | 元データへのリンクや引用。**なぜこのタスクが出たかを人が追える** | | 期限 / 担当 | | | AI機能 | 実行する機能の識別子。空 = 人手 | | 実行結果 / 実行日時 | 成果物リンク | | 修正指示 | **人が書く欄**。再実行時に追加指示として渡る | | キー(hidden) | 重複判定キー | | 失敗回数(hidden) | 打ち切り判定 | --- ## 2. マージ規則（ここを間違えると台帳が信用されなくなる） 同期は毎回全ソースを舐めて `upsert` する。純関数 `mergePlan(existingRows, incomingItems, now)` に切り出してテストする。 1. 重複キー = `発生源 + '|' + 正規化タスク名`（全角/半角・空白・記号を落として小文字化） 2. **行は絶対に削除しない**。元ソースから消えても残す（人が `不要` にする運用） 3. `状態` が `完了` / `不要` / `要人手` の行は**一切触らない** 4. `修正指示` / `実行結果` / `失敗回数` は同期が**絶対に書き換えない** 5. open な既存行は「**空セルだけ補完**」。値の上書きはしない 6. 例外として `refresh: true` を付けた集約行だけ `内容` と `根拠` を毎回上書きする（件数が変わるため） 7. 同一キーが複数来たら最初の1件 **冪等であること**を必ずテストする: 同じ入力を2回流して2回目の追加が0件になること。 ### 集約しないと使い物にならないソースがある 実測で、確認事項シートの未回答 **376件**を1件1タスクで流し込んだ結果、台帳が読めなくなった。 人がやる行動は376個ではなく「未回答の回答をもらう」1個。 **ノイズ源は1件に集約し、件数を `内容` に持たせる**（`refresh: true` で毎回更新）。 --- ## 3. タスクの入れ方は2経路 - **pull**: 既存の一覧（工程表・チェックシート・在庫表など）を同期時に読む - **push**: 生成機能が「やるべき事」を見つけた瞬間に台帳へ登録する push 側は必ず **try/catch で隔離**する。台帳登録の失敗が本体の生成を巻き込んではいけない。 戻り値に `ledger: { added, updated, skipped }`（失敗時 `{ error }`）を足して、成功/失敗が呼び出し元から見えるようにする。 --- ## 4. AI 実行の安全装置（無人で回すなら全部必要） ### 4.1 二重実行防止は「実行前に書いてフラッシュ」 ``` 状態 = 実行中 / 実行日時 = now / ▶AI実行 = false を書く → flush → 本体を実行 ``` チェックを**実行前に外す**のが要点。これを後回しにすると同じ行が何度も走る。 ### 4.2 外部へ送信する機能は自動実行しない 送信系（取引先へのメール送信・発注・依頼登録）は**識別子のリストで明示的に持ち**、 自動実行の候補から外す。人がチェックを入れた時だけ実行する。 「生成して下書きを置くだけ」と「外に出る」は必ず分ける。 ### 4.3 失敗は自分でリトライしない 失敗したら `失敗回数` を +1 して止める。**3回で `要人手`** に落とす。 無人ループが同じ処理を叩き続けると、外部APIのアカウント凍結まで行く。 ### 4.4 実行環境に時間制限があるなら「中断」も失敗として数える Apps Script はトリガー1実行が6分で強制停止される。**強制停止では catch も finally も走らない**ので、 `状態=実行中` のまま残り、次回の再実行がまた同じように殺され、**失敗回数が増えないまま永久リトライ**になる。 対策: 次回実行時に「`実行中` かつ 実行日時が30分より前」を見つけたら、 **先にタイムアウト1回として失敗回数を +1** してから再実行する。3回で `要人手`。 さらに、実測で時間内に収まらない重い処理（LLM に PDF を添付する生成など）は **台帳から実行せず、1起動1ジョブの専用キューへ誘導**する。 `skipped` の理由文に「どこから実行すればよいか」を書く。 --- ## 5. 「人が直して反映」を全機能に効かせる汎用チャネル 生成機能ごとに引数を増やすと破綻する。**実行中だけ立てるグローバル**を1つ用意し、 LLM 呼び出しラッパーがそれを user メッセージ末尾に連結する。 ```js var _EXTRA_INSTRUCTION = ''; function setExtraInstruction(text) { _EXTRA_INSTRUCTION = String(text || '').slice(0, 4000); } function clearExtraInstruction() { _EXTRA_INSTRUCTION = ''; } // LLM ラッパー内 if (_EXTRA_INSTRUCTION) { userMessage += '\n\n## 追加の修正指示 (前回の生成結果に対して人が出した指示。最優先で反映する)\n' + _EXTRA_INSTRUCTION + '\n上の指示と矛盾する既定の書き方は、この修正指示を優先して上書きしてください。'; } ``` 呼び出し側は `try { set(修正指示); 実行 } finally { clear() }`。 **例外時も必ず clear されること**をテストする（消し忘れると次の無関係な生成に混ざる）。 --- ## 6. スケジューリング（時間制限のある実行環境向け） 1つのトリガーに「全件同期 + 実行 + 集計」を詰めると、先頭の重い処理で予算を使い切り**1件も実行されない**。 役割ごとに分け、各々が自分の予算だけ使う: | 頻度 | 役割 | |---|---| | 10分毎 | 人がチェックした行を拾って **1起動1件だけ**実行 | | 夜 前半 | 全案件の洗い出し（同期のみ） | | 夜 後半 | 自動実行（生成系のみ・1起動2件まで） | | 早朝 | 横断ビューの作り直し | - 全件を舐める処理は**カーソルでラウンドロビン**にし、1実行の対象件数を固定する （先頭数件だけ永遠に処理される事故も同時に防げる） - 各ループに時間ガードと `truncated` の戻り値を入れ、**上限で落とした件数を黙って捨てない** - 行の削除・セル書き込みは**連続区間にまとめる**。1件ずつAPIを叩く形は件数が伸びた瞬間に壁に当たる （実測: 239行を1行ずつ削除して6分制限で死亡 → 連続区間の一括削除で1回のAPI呼び出しに） --- ## 7. 横断ビューは「見るべきもの」だけに絞る 全案件の未完了を全部並べると数百行になって読まれない。 - 既に別のダッシュボードがあるソース（工程表など）は**行として並べず件数だけ**出す - 1案件あたりの表示は上限を設け、超過分は `… 他 N 件は案件の台帳で` の1行を出す（**黙って切らない**） - 期限切れ・要確認は行の背景色で区別する --- ## 8. 復旧コマンドを最初から用意する 無人で動くものは必ず変な状態で止まる。**人にシートを手で直させないため**に、最初から入れておく: - `setRow(id, {状態, 修正指示})`: 1行を直す。**書いた後に read-back して実値を返す** - `purgeSource(発生源, {dryRun})`: 指定ソースの行のうち**人が触っていない行だけ**削除 （`状態=未着手` かつ 実行結果が空 かつ 修正指示が空 のみ。1つでも外れたら消さず理由付きで返す） - 既定は `dryRun: true`。実行前に「何件消えるか」を必ず見せる --- ## 9. テストで固定すべきこと 純関数に切り出してテストする（外部サービスに触らない）: - 重複キーの正規化（表記揺れが同一キーになる） - マージ規則 1〜7 を1件ずつ。特に **`完了`/`不要`/`要人手` の行が update されない**こと、 **`修正指示` と `実行結果` が patch に絶対現れない**こと - 2回続けて同じ入力を流すと2回目の追加が0件（冪等） - 実行前の書き込み順序（`状態=実行中` と チェック解除 が本体実行より前） - 失敗3回で `要人手`、修正指示が**例外時も finally で clear** される - 送信系・重い処理が自動実行の候補に入らない - 削除計画が人の編集済み行を除外し、行番号を降順で返す --- ## 10. つまずいた実測メモ - **チェックボックスを大量行に一括挿入すると空行が「残タスク」に化ける**。 チェックボックスは値(FALSE)を書き込むので最終行が伸び、中身の無い1000行が集計に入った。 → 追記した行にだけ付ける。読み取り側も**ID が空の行を捨てる**（二重の防御） - **書式（折り返しなど）は値を書かない**ので全列に流してよい - 集約行の件数を更新するには「空セルだけ補完」の例外（`refresh`）が要る - 大量書き込みは列単位でまとめる。1セルずつは時間制限に当たる ---